Секретарь – доверенное лицо руководителя

Профессия секретарь
Офис без шефа работать может, а вот без секретаря – нет. Подтверждение этим словам американской кинозвезды Джейн Фонда мы видим каждый день, секретари востребованы во всех сферах услуг, в бизнесе, промышленности, медицине и образовании. Сегодня секретарь – это не просто профессия, а целая группа специальностей, в которую входят и администраторы, и консультанты, и операторы, и делопроизводители, инспектора, переводчики и референты.
Секретаря можно назвать лицом компании, ведь это первый человек, с которым разговаривают клиенты и партнеры по бизнесу. Впечатление от всего предприятия зависит от профессионализма секретаря и даже от его внешнего вида и голоса.
На первый взгляд, в обязанности секретаря не входит ничего сложного, однако ответственный, профессиональный, дисциплинированный сотрудник презентабельной внешности на этой должности всегда очень ценится.

Что требуют работодатели от кандидатов на должность секретаря?

1. Специальное образование, которое можно получить во множестве колледжей, техникумах, на курсах. Также в отделах кадров позитивно смотрят на кандидатов с университетскими дипломами или с неоконченным высшим образованием, желательно по профилю организации.
2. Владение необходимыми офисными программами.
3. Умение пользоваться офисной оргтехникой.
4. Секретарь должен быть идеально вежлив в общении, должен уметь корректно вести переговоры по телефону.
5. Приятный внешний вид и непротивный голос.

Часто эту профессию называют женской, хотя большинство работодателей говорят, что им безразлично, какого пола данный сотрудник. В штате крупных компаний, как правило, два секретаря: делопроизводитель (женщина) и помощник руководителя (мужчина).

Какие карьерные перспективы могут быть у секретаря?

1. Стартовая позиция – обычный секретарь, занимающийся делопроизводством, сортирующий письма, отвечающий на звонки и тому подобное.
2. Секретарь-референт, непосредственно взаимодействующий с руководством, составляющий рабочий график начальника, контролирующий работу сотрудников, организующий командировки, совещания, переговоры, презентации.
3. Офис-менеджер или руководитель секретариата. В их задачи входит обеспечение бесперебойной деятельности офиса, решение административных вопросов.

Чтобы стать референтом, недостаточно просто знать делопроизводство, зачастую необходимо знание иностранных языков, навык скоростной печати. При имеющемся высшем образовании толковый референт с большой степенью вероятности переходит на должность исполнительного директора.
Должность секретаря достаточно сложна психологически. В первую очередь она подходит общительным людям, обладающим такими качествами, как умение хранить корпоративные и личные секреты, дипломатичность и исполнительность.

Если в вашем характере доминирует независимость и свободолюбие, должность секретаря – не для вас. Слишком большие страдания доставит вам такая работа. Любой начальник – живой человек, ему присущи все человеческие стороны, он может быть вспыльчивым и ворчливым, высокомерным, раздражительным и так далее. Поэтому секретарь должен уметь понимать руководителя и прощать ему его слабости. Не копить обиды, концентрироваться только на работе в интересах компании.
Секретарь должен быть стрессоустойчивым, уметь не раздражаться на клиентов, рвущихся в кабинет начальника или ведущих некорректные разговоры.

Главная цель хорошего секретаря – помочь руководству сделать его трудовую деятельность наиболее результативной.

Настоящий профессионал не мнит свою память безупречной и записывает все важные рабочие моменты. Старается не загружать шефа лишними проблемами, с которыми может справиться самостоятельно (при условии, что такие вопросы в его компетенции и полномочиях).
Приятный внешний вид, который требуется от секретаря, – это, прежде всего, опрятность и соблюдение дресс-кода. У опытной секретарши в шкафчике висит запасная блузка, а в ящике рабочего стола обязательно есть запасные колготки и пилочка для ногтей. Ведь девушка все время на виду, и сломавшийся ноготь или дырка на чулке способны испортить весь рабочий день.

И главное, секретарь – это человек, которому можно доверять, не случайно слово secretarius в переводе с латыни означает «доверенное лицо».

Likes(1)Dislikes(0)

Комментарии

  1. Глеб Рудольфович

    Ответить

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Можно использовать следующие HTML-теги и атрибуты: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Яндекс.Метрика